어려운 일 순식간에 뚝딱뚝딱 ‘멀티태스킹’ 고수 되려면

살다 보면 여러가지 일을 한번에 해치워야 할 때가 있다. 추석 차례상을 준비한다든지, 고향으로 내려가기 위해 짐을 싼다든지 할 때다. 요령없이 여러가지를 한꺼번에 진행하다 보면 꼭 하나씩 빠뜨리기 마련이다.
외신 번역 전문 웹사이트인 뉴스페퍼민트는 최근 파이낸셜 타임즈에 보도된 멀티태스킹 비법 6가지를 소개했다. 하나씩 살펴보자.
1. 신경을 깨워라
멀티태스킹을 한답시고 그저 닥치는대로 손에 잡히는 순서대로 일을 하는 사람들이 많다. 이것은 여러 일을 한번에 하는 것이지 효율적으로 멀티태스킹을 하는 것이 아니다.
심리 전문가들은 “내가 지금 멀티태스킹을 하고 있다”고 의식적으로 주입하는 것이 업무 능력 향상에 도움이 된다고 말한다. 파이낸셜 타임즈에서는 ‘라이브 디스 북’의 저자 톰 챗필드의 말을 빌어 인터넷이 있을 때 잘되는 일, 없을 때 잘되는 일과 같이 구분하는 것이 필요하다고 밝혔다.
2. 기록해라
일정관리의 핵심은 기록이다. 모든 주어진 일을 기록하고 이로 인해 발생하는 사건, 해결 방식을 모두 쓰는 것이 바로 멀티태스킹의 시작이다. 해야 할 일 목록을 적는 것 만으로도 내가 뭘 해야 하는지 명확하게 함으로써 일을 줄이는 효과가 있다고 전문가들은 말한다.
3. 스마트폰에 도움을 구하지 말아라
스마트폰은 유능한 직장인의 마술 지팡이와 같은 존재다. 이메일, 간단한 문서 작성, 편집 등 스마트폰으로 할 수 있는 작업은 무궁무진하다. 게다가 어디서든 할 수 있다는 장점도 있다.
그러나 스마트폰을 만능 맥가이버 칼이라고 생각하는 것은 심각한 비효율을 초래할 수 있다. 실제로 많은 사람들이 스마트폰을 이용해 문제를 해결하기보다 문제를 해결하는 방법을 찾는데 시간을 소비하고 있다. 일단 해야 할 일과 해결 방법이 정해졌다면 스마트폰의 알림을 끄고 쳐다보지 않아야 한다는 지적이다.
4. 짧게 일하고 더 짧게 쉬어라
생산성 전문가들이 추천하는 방법이다. 포모도로 테크닉이라고 불리는 이 방법은 원래 부엌용 타이머에서 이름을 땄다. 2시간동안 일을 한다고 가정하면 25분 일하고 5분 쉬는 형태를 반복하는 것이다. 이럴 경우 짧은 시간 집중해서 하나의 일을 해결한 뒤 곧바로 다른 일로 넘어갈 수 있다.
5. 시간이 많이 걸리면 일단 미뤄라
여러 일을 빠르게 해결하려면 시간 배분이 필수다. 한번에 여섯가지 일을 진행하는 데 한가지 일을 마무리하는데 두세시간이 필요하다면 일단 다른 일을 먼저 진행시키는 것이 낫다. 마무리를 위해 두세시간을 투자하는 것은 효율성에도 악영향을 끼치고 무엇보다 작업자의 신경을 둔화시켜 전체적인 업무 능력도 저해시킨다.
6. 이질적인 업무를 섞어라
해야 하는 일의 종류를 다양화해 무료함을 달래는 것도 효율성을 높여준다. 이를테면 액셀, 워드, 파워포인트 문서 작업 세개를 동시에 하는 것 대신 워드 작업, 회의, 집안 청소 세개를 하는 식이다. 심리학자인 키스 소여는 “서로 다른 조직과 함께 일하거나 여러 프로젝트에 관여하면 창조적 아이디어가 나오게 된다”고 말한 바 있다.
[매경닷컴 김용영 기자]